אני מניח שאם אתם קוראים את הפוסט הזה, אתם מגלים עניין במערכת פריוריטי ושוקלים להכניס אותה לעסק.
אז תרשו לי קודם כל לברך אתכם, זה לא מובן מאליו שעסק מקדיש מחשבה וזמן למערכות המידע שלו וככל הנראה, המחשבה שלכם על תוכנה חדשה לעסק מעיד על כך שהעסק שלכם גדל ומתפתח.
כמיישם שמלווה משנת 2008 עסקים וארגונים עם תוכנת הפריוריטי ומרצה בקורס להכשרת מיישמי פריוריטי, אני נתקל פעם אחר פעם באותה התופעה, זה קורה עם עסקים בגדלים שונים, ממגזרים שונים שבפעם הראשונה מחליטים להכניס מערכת מסוג פריוריטי לעסק.
פעם אחר פעם, עסקים עושים את אותה הטעות והיא:
לחשוב שהם יתחילו לעבוד עם התוכנה מהר ובקלות, או במילים אחרות, להשליך את הניסיון הקודם שלהם עם תוכנות מחשב ולצפות שהפריוריטי תהיה דומה לניסיון הקודם. קיים פער מאוד גדול בהבנה של כמות הזמן וההשקעה שנדרשת כדי לקטוף את הפירות שיש לתוכנה הזו להציע.
הנה כמה סיבות למה זה קורה:
- פריוריטי יודעת לעשות המון – הפריוריטי היא כמו סוס חזק ומהיר שיודע לעשות המון, אבל כדאי לקחת בחשבון שלוקח זמן לאלף את החיה.
בשנים האחרונות יצרנית תוכנת פריוריטי – Priority Software כמו יצרניות של תוכנות דומות ברחבי העולם מנסות לפשט ולהפוך את השימוש לידידותי עד כמה שניתן ומשקיעות בתחום משאבים רבים.
העניין הוא שתוכנות מהסוג הזה מורכבות ובעלות הרבה מאוד יכולות. זה יתרון מצד אחד שמאפשר לפריוריטי להיות תוכנה מרכזית לאלפי עסקים מתחומים שונים, אבל מצד שני, מצריכה לא מעט לימוד והשקעה כדי להתאים את התוכנה ולדעת להפיק ממנה את העיקר.
אם אתם רוצים להתרשם ממגוון ענפי התעשייה שהפריוריטי מסוגלת לתת לה מענה בזכות כל היכולות שלה, אתם יכולים להכנס לאתר החברה להתרשם
2. "מה כל כך מסובך" או הסתמכות מוטעת על עבודה עם תוכנות אחרות בעבר – כשאני בודק עם בעלי עסקים, האם תוכנת הפריוריטי היא פתרון מתאים עבור העסק שלהם ומסביר להם שחשוב שיקחו בחשבון שיקח זמן ולעיתים קרובות גם כסף כדי להתאים את התוכנה ולהדריך את הצוות, הם מגיבים הרבה פעמים עם שאלות כמו:
"מה כל כך מסובך?" או "הסתדרנו כבר ולמדנו את תוכנה X בעבר, מה כבר שונה?".
מה שאני בדרך כלל מנסה להסביר הוא שלהפעיל את תוכנת פריוריטי זה לא דורש דוקטורט, אבל מצד שני, בעולם שבו אנחנו רגילים לתוכנות אינטואיטביות שלא דורשות כמעט לימוד ותרגול, הפריוריטי תצריך השקעת זמן ומשאבים אחרת מהעבר.
לקוחות שכבר עבדו בעבר עם מערכות ERP כבר יודעים ומכירים בצורך להפנות משאבים וזמן לתהליך, אבל עסקים שזו הפעם הראשונה שהם מתנסים עם מערכת שכזו מופתעים לא מעט.
מומלץ להכנס לפורטל התמיכה של יצרנית התוכנה ולצפות בסרטוני הדרכה כדי להתרשם מעט מאופן ההפעלה של המערכת.
3. הנטייה הטבעית להתעלם מהוצאות נוספות – עסק שמעולם לא נדרש להשקיע כסף בהטמעה של תוכנה בארגון, לא רגיל לכלול הוצאות של יישום, הדרכה והטמעה של מערכת מידע כחלק מהתקציב הצפוי. קו המחשבה נוטה להסתכל רק על עלות רשיונות התוכנה ולחשוב שבכך ההוצאות מסתכמות.
4. רב העסקים מתנהלים כמוני, לא? – באופן טבעי כל עסק חושב שהוא מתנהל בצורה הסטנדרטית, ולכן מספיק לו מענה סטנדרטי. ההיגיון הוא נכון, רק מתבסס על הנחה שמתבררת הרבה פעמים כלא נכונה. אופן הניהול של עסקים מושפע מכל כך הרבה גורמים, שבפועל, לכל עסק יש את תהליך העבודה הייחודי משלו, כאשר מדובר בפתרון שמקיף את כל ההיבטים השונים של העסק, כדאי לקחת בחשבון שפתרון מדף מוכן מראש עלול לא להתאים לצורת העבודה בארגון..
על מנת להמנע מהפתעות ממליץ על הפעולות הבאות:
- בדיקת עלות תועלת – האם הפריוטי היא הכלי הנכון עבור העסק שלך, לא מעט פעמים המלצתי ללקוחות להמתין שיבשילו התנאים או לחילופין מצאנו לעסק פתרונות אחרים מדוייקים יותר. מוזמנים לקרוא את הכתבה האם פריוריטי היא התוכנה הנכונה לעסק שלך
- הגדרה מראש של התוצרים החיוניים לכם – פריוריטי יודעת לבצע עולם שלם של פעולות, כדי שלא תלכו לאיבוד, מומלץ לצאת לדרך כשאתם יודעים מה חשוב לכם להיות מסוגלים להפיק, תוך רבעון, תוך חצי שנה ואחרי שנה.
- להקצות זמן לתהליך הלמידה של המערכת- לא מעט פעמים, נכון גם להעזר בתמיכה והדרכה כדי לקצר את תהליך הלימוד וההתאמה של המערכת לצרכים של הארגון.
אני מקווה שהמאמר הזה יעזור לכם לקבל החלטה טובה ואולי הכי חשוב, אם רכשתם את מערכת הפריוריטי ואתם חווים קשיים, תדעו שזה לא אתם, יש כאן מערכת מורכבת שאנשים מוכשרים וחכמים היו מתוסכלים לא פחות מכם בתחילת הדרך.
הבשורות הטובות הן, ששביעות הרצון של לקוחות אחרי חבלי הלידה היא מאוד גבהה והמערכת הופכת להיות כלי חזק, יציב ומשמעותי לעסק.
בהצלחה!